Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν ασχολείστε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Ωστόσο, όταν οι πληροφορίες εξαπλώνονται σε πολλά φύλλα, μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν από καρτέλα σε καρτέλα. Ευτυχώς, τα Φύλλα Google έχουν τη δυνατότητα να συνδέουν δεδομένα στα φύλλα εργασίας σας με τη χρήση των κατάλληλων λειτουργιών.
Θα σας δείξουμε πώς να συνδέσετε δεδομένα από μια διαφορετική καρτέλα στα Φύλλα Google και πώς να συνδέσετε δυναμικά πληροφορίες σε όλο το έργο σας.
Πώς να συνδέσετε δεδομένα από μια διαφορετική καρτέλα στα Φύλλα Google σε υπολογιστή Windows, Mac ή Chromebook
Εάν χρησιμοποιείτε Φύλλα Google σε υπολογιστή, μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα μεταξύ καρτελών ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Προχωρήστε στα Φύλλα Google και είτε στο έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε συνδέσμους είτε δημιουργήστε ένα νέο φύλλο.
- Κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το σύμβολο ίσου, =.
- Πληκτρολογήστε τον αριθμό του φύλλου και του κελιού που θέλετε να συνδέσετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να συνδέσετε το πρώτο κελί στο δεύτερο φύλλο, θα γραφτεί ως Sheet2!A1. Το κελί Α2 στο φύλλο 3 θα γραφτεί ως Φύλλο3!Α2. Θυμηθείτε ότι η σύνταξη θα είναι ο αριθμός φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό, ακολουθούμενο από τον αριθμό του κελιού.
- Εάν έχει δοθεί όνομα στο φύλλο, πληκτρολογήστε το όνομα του φύλλου μέσα σε μεμονωμένα εισαγωγικά. Για παράδειγμα, θέλετε να συνδέσετε το κελί B2 ενός φύλλου που ονομάζεται DATA, τότε η σύνταξη της συνάρτησης θα είναι ='DATA'!B2.
- Εάν θέλετε να εισαγάγετε πολλά κελιά, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε το εύρος στη συνάρτησή σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να συνδέσετε τα δεδομένα από το φύλλο 2, με τα δεδομένα από τα κελιά C1 έως C10, τότε η συνάρτηση θα μοιάζει με =Sheet2!C1:C10. Λάβετε υπόψη ότι αυτό δεν θα αντιγράψει όλα τα δεδομένα από πολλά κελιά σε ένα μόνο κελί. Θα αντιγράψει μόνο τα κελιά σε σχέση με τη θέση των άλλων συνδεδεμένων δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση = Sheet2!C1:C10 και να την επικολλήσετε στο κελί A2, θα αντιγράψει μόνο την τιμή του κελιού στο κελί C2 του φύλλου 2. Εάν επικολλήσετε αυτόν τον τύπο στο A3, θα αντικατοπτρίζει μόνο δεδομένα στο φύλλο 2 C3 κ.λπ.
- Εάν λάβετε ένα σφάλμα #REF, αυτό σημαίνει ότι η διεύθυνση στην οποία συνδέεστε είτε δεν υπάρχει είτε η σύνταξή σας έχει σφάλμα. Ελέγξτε αν έχετε γράψει σωστά το όνομα του φύλλου ή του κελιού.
Εάν θέλετε να αποφύγετε τα ορθογραφικά λάθη του φύλλου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κελί που θέλετε να συνδέσετε. Για να γινει αυτο:
- Κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε =.
- Κάντε κλικ στο φύλλο στο οποίο θέλετε να συνδέσετε στο μενού παρακάτω, κάντε κλικ στο κελί που θέλετε να συνδέσετε και πατήστε το πλήκτρο Enter.
- Εάν το κάνατε σωστά, θα πρέπει να ανακατευθυνθείτε αυτόματα στο φύλλο στο οποίο τοποθετήσατε τον σύνδεσμο.
- Εάν θέλετε να αντιγράψετε ένα εύρος τιμών, κάντε κλικ και σύρετε το ποντίκι σας μέχρι να επιλέξετε όλα τα κελιά που θέλετε να συνδέσετε.
Πώς να συνδέσετε δεδομένα από μια διαφορετική καρτέλα στα Φύλλα Google σε ένα iPhone
Μια παρόμοια λειτουργία μπορεί να γίνει όταν χρησιμοποιείτε Φύλλα Google στο iPhone σας. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Φύλλα Google για κινητά.
- Είτε ανοίξτε ένα υπάρχον φύλλο είτε δημιουργήστε ένα νέο.
- Προχωρήστε στο φύλλο στο οποίο θέλετε να τοποθετήσετε έναν σύνδεσμο και επιλέξτε το κελί που θέλετε να έχετε αυτόν τον σύνδεσμο.
- Πληκτρολογήστε =
- Πληκτρολογήστε το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό. Εάν το φύλλο έχει όνομα ή περιέχει κενά, πληκτρολογήστε το όνομα μέσα σε μονά εισαγωγικά. Για παράδειγμα, εάν το φύλλο ονομάζεται ΦΥΛΛΟ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ, η συνάρτηση θα είναι ='ΔΕΛΤΙΟ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ'!
- Πληκτρολογήστε το κελί ή το εύρος των κελιών που θέλετε να εισαγάγετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαγάγετε κελιά B1 σε B10 στο φύλλο 2, θα εισαγάγετε τον τύπο =Sheet2!B1:B10. Εάν εισάγετε ένα φύλλο με κενά ή ονόματα όπως στο παραπάνω παράδειγμα, η σύνταξη θα είναι ='DATA SHEET'!B1:B10.
Πώς να συνδέσετε δεδομένα από μια διαφορετική καρτέλα στα Φύλλα Google σε μια συσκευή Android
Η διαδικασία σύνδεσης δεδομένων από το ένα φύλλο στο άλλο στο Android είναι παρόμοια με τη διαδικασία στο iPhone. Εάν θέλετε τα φύλλα σας να είναι συνδεδεμένα, ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω για το iPhone.
Σύνδεση δεδομένων από κελιά στο ίδιο φύλλο
Εάν θέλετε να συνδέσετε κελιά μεταξύ τους στο ίδιο φύλλο, τότε η διαδικασία είναι αρκετά παρόμοια με αυτές που δίνονται παραπάνω. Αυτό είναι ένα εύχρηστο εργαλείο εάν θέλετε να αναφέρετε άλλα κελιά σε έναν τύπο ή εάν θέλετε να αλλάζουν δυναμικά τα δεδομένα σας κάθε φορά που αλλάζουν συγκεκριμένες τιμές κελιών. Για να το κάνετε αυτό, είτε σε επιτραπέζιο υπολογιστή είτε σε κινητό, κάντε τα εξής:
- Στα ανοιχτά Φύλλα Google, επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να υπάρχει η αναφορά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε =.
- Είτε πληκτρολογήστε το κελί ή την περιοχή κελιών που θέλετε να συνδέσετε, είτε κάντε κλικ ή κάντε κλικ και σύρετε τα κελιά.
- Εάν καταλήξετε με σφάλμα #REF, τότε ελέγξτε αν έχετε ορθογραφικό ή λάθος στίξης.
Αυτό το τέχνασμα είναι χρήσιμο κατά τη δημιουργία δυναμικών υπολογιστικών φύλλων, καθώς μπορείτε να τοποθετήσετε πολλές τιμές σε συγκεκριμένα κελιά και στη συνέχεια να αποκρύψετε αυτά τα κελιά. Αυτό σημαίνει ότι οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί το υπολογιστικό φύλλο χρειάζεται μόνο να δει τα σχετικά δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να κοιτάξει τις κρυφές τιμές κελιών. Μια αλλαγή στην τιμή ενός συγκεκριμένου κελιού θα αντικατοπτρίζεται σε κάθε κελί που έχει έναν σύνδεσμο σε αυτό.
Σύνδεση δεδομένων από ένα εντελώς ξεχωριστό αρχείο
Με τα Φύλλα Google, δεν περιορίζεστε στη χρήση δεδομένων από ένα μόνο αρχείο. Υπάρχει τρόπος να εισάγετε δεδομένα από άλλα αρχεία στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό σημαίνει ότι τυχόν αλλαγές που γίνονται σε αυτό το αρχείο θα αντικατοπτρίζονται και στο συνδεδεμένο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη λειτουργία IMPORTRANGE.
Ωστόσο, αυτή η συγκεκριμένη εντολή είναι διαθέσιμη μόνο στην έκδοση υπολογιστών των Φύλλων Google. Εάν χρησιμοποιείτε δεδομένα από το κινητό σας, αποθηκεύστε την εργασία σας στο cloud και, στη συνέχεια, ανοίξτε τα αρχεία σε έναν υπολογιστή. Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία IMPORTRANGE, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Ανοίξτε τα Φύλλα Google.
- Ανοίξτε τόσο το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε όσο και το αρχείο με το οποίο θέλετε να συνδέσετε τα δεδομένα.
- Επισημάνετε το αρχείο από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα δεδομένα. Κάντε κλικ στη γραμμή διευθύνσεων παραπάνω και αντιγράψτε ολόκληρη τη διεύθυνση. Μπορείτε είτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Αντιγραφή ή να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση Ctrl + C.
- Επισημάνετε το αρχείο στο οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα δεδομένα. Επιλέξτε ένα κελί από όπου θα ξεκινήσει η εισαγωγή δεδομένων. Κάντε κλικ στο κελί και μετά πληκτρολογήστε =IMPORTRANGE.
- Πληκτρολογήστε μια ανοιχτή παρένθεση "(" και μετά επικολλήστε τη διεύθυνση που αντιγράψατε μέσα σε διπλά εισαγωγικά. Μπορείτε είτε να κάνετε δεξί κλικ και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στην Επικόλληση είτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση Ctrl + V για να αντιγράψετε ακριβώς τη διεύθυνση.
- Πληκτρολογήστε ένα κόμμα 'και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το φύλλο και την περιοχή κελιών από το αρχείο που θέλετε να αντιγράψετε. Αυτές οι τιμές πρέπει επίσης να βρίσκονται εντός εισαγωγικών. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αντιγράψετε τα κελιά A1 έως A10 του φύλλου 1 από το αρχείο, θα γράψετε στο "Φύλλο1!A1:A10". Εάν το όνομα του φύλλου έχει αλλάξει ή έχει κενά, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε μονά εισαγωγικά μέσα στα διπλά εισαγωγικά. Πληκτρολογήστε σε μια κλειστή παρένθεση ")".
- Πατήστε Enter. Εάν λάβατε σωστά τη σύνταξη, θα δείτε τη φόρτωση πληροφοριών. Εάν δείτε ένα σφάλμα που λέει Φόρτωση, απλώς ανανεώστε το φύλλο ή κλείστε το φύλλο και ανοίξτε το ξανά. Εάν δείτε ένα σφάλμα #REF, τότε ελέγξτε είτε την ορθογραφία της διεύθυνσης είτε τα εισαγωγικά ή τα κόμματα. Τα σφάλματα #REF συνήθως σημαίνουν ότι κάτι δεν πάει καλά με τη σύνταξη. Εάν λάβετε ένα σφάλμα #VALUE, αυτό σημαίνει ότι τα Φύλλα Google δεν μπορούν να βρουν το αρχείο που συνδέετε. Η ίδια η διεύθυνση μπορεί να είναι λάθος ή το αρχείο διαγράφηκε κατά λάθος.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Ακολουθεί μια από τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις που τίθενται κάθε φορά που προκύπτουν συζητήσεις σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων στα Φύλλα Google:
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την άντληση πληροφοριών από ένα εντελώς διαφορετικό Φύλλο Google; Ή πρέπει να είναι στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο;
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα δεδομένα μπορούν είτε να προέρχονται από το ίδιο φύλλο εργασίας είτε από άλλο αρχείο εξ ολοκλήρου. Η διαφορά είναι ότι θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IMPORTRANGE για τα δεδομένα από ένα εξωτερικό φύλλο, σε αντίθεση με τη χρήση απλώς του ίσου "=" για δεδομένα μέσα στο φύλλο εργασίας.
Λάβετε ωστόσο υπόψη σας ότι εάν χρησιμοποιείτε ένα εξωτερικό αρχείο, εάν αυτό το αρχείο διαγραφεί, όλα τα κελιά με τη συνάρτηση IMPORTRANGE θα εμφανίσουν είτε ένα σφάλμα #REF είτε #VALUE που σημαίνει ότι τα Φύλλα Google δεν μπορούν να βρουν τα δεδομένα που συνδέονται.
Εξάλειψη της πολυάσχολης εργασίας
Τα δυναμικά υπολογιστικά φύλλα είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για όσους χειρίζονται πολλά δεδομένα. Η αυτόματη ενημέρωση όλων των σχετικών πινάκων εξαλείφει όλη την πολυάσχολη εργασία που απαιτείται για την αλλαγή περιττών πληροφοριών. Η γνώση του τρόπου σύνδεσης δεδομένων από μια διαφορετική καρτέλα στα Φύλλα Google αυξάνει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητά σας. Οτιδήποτε μειώνει την περιττή απόλυση είναι πάντα ένα συν.
Γνωρίζετε άλλους τρόπους σύνδεσης δεδομένων από διαφορετικές καρτέλες στα Φύλλα Google; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
