Όταν εργάζεστε σε ένα Φύλλο Google με διαφορετικούς συνεργάτες, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε όλες τις αλλαγές. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι μπορούν να αναφέρονται σε νέες πληροφορίες και να παραμένουν ενημερωμένοι.
Η παρακολούθηση και η διαχείριση αλλαγών στα Φύλλα Google είναι αρκετά απλή. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το κάνετε ενεργοποιώντας διαφορετικές λειτουργίες ή χρησιμοποιώντας ένα πρόσθετο. Ας τα εξερευνήσουμε.
Παρακολουθήστε τις αλλαγές ενεργοποιώντας τους κανόνες ειδοποίησης
Η καθαρή λειτουργία που υπάρχει στα Φύλλα Google "Κανόνες ειδοποίησης" σάς επιτρέπει να ενημερώνεστε πάντα για τις αλλαγές που γίνονται στο έγγραφο. Μόλις το ενεργοποιήσετε, θα λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στο φύλλο. Μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις κάθε φορά που κάποιος κάνει μια αλλαγή ή να λαμβάνετε μια σύνοψη όλων των αλλαγών.
Ας δούμε πώς να το κάνουμε αυτό:
- Ανοίξτε το φύλλο που χρειάζεστε και αναζητήστε "Εργαλεία".
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο "Κανόνες ειδοποίησης".
- Επιλέξτε «Έγιναν οποιεσδήποτε αλλαγές».
- Στη συνέχεια, στην ενότητα «Ειδοποίηση με…» επιλέξτε μεταξύ λήψης email αμέσως ή λήψης καθημερινής ανασκόπησης.
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».
Παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιώντας το Ιστορικό εκδόσεων
Μια άλλη χρήσιμη μέθοδος παρακολούθησης αλλαγών στα Φύλλα Google είναι η ενεργοποίηση του "Ιστορικού εκδόσεων". Αυτή η λειτουργία παρέχει μια επισκόπηση όλων των επεξεργασιών, μαζί με λεπτομέρειες όπως ποιος έκανε τις αλλαγές και πότε. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε το φύλλο που χρειάζεστε και μεταβείτε στο "Αρχείο".
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Ιστορικό εκδόσεων" και κάντε κλικ στο "Δείτε το ιστορικό εκδόσεων".
Θα υπάρχει μια γραμμή στη δεξιά πλευρά του φύλλου που δείχνει τα ονόματα των συντακτών σε διαφορετικά χρώματα. Τώρα, όλες οι νέες αλλαγές θα επισημαίνονται με ένα χρώμα που αντιπροσωπεύει το άτομο που έκανε τις αλλαγές.
Παρακολούθηση αλλαγών με το Sheetgo
Υπάρχει ένα πρόσθετο που ονομάζεται Sheetgo που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε εύκολα τις αλλαγές στα Φύλλα Google σας και να εισάγετε δεδομένα αυτόματα κάθε μέρα. Πρώτα, θα πρέπει να εγκαταστήσετε το πρόσθετο. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ανοίξετε το φύλλο όπου θέλετε να παρακολουθείτε τις καθημερινές αλλαγές και αυτό με τα απαραίτητα δεδομένα. Δείτε πώς μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρόσθετο:
- Μεταβείτε στα "Πρόσθετα".
- Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε «Sheetgo» και μετά «Έναρξη».
- Θα ανοίξει αυτόματα μια γραμμή στη δεξιά πλευρά του φύλλου.
Τώρα που το κάνατε αυτό, ας δούμε πώς να εισάγετε δεδομένα από το τρέχον φύλλο σε αυτό όπου θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές.
- Μεταβείτε στο φύλλο όπου θέλετε να εισαχθούν δεδομένα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Έναρξη σύνδεσης» και στη συνέχεια «Εισαγωγή δεδομένων».
- Θα μπορείτε να δείτε διαφορετικά φύλλα, επομένως επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε.
- Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα δείτε την επιλογή "Ρυθμίσεις".
- Αναπτύξτε την καρτέλα "Ρυθμίσεις" και θα δείτε διαφορετικές επιλογές.
Αφού εκτελέσετε αυτά τα βήματα, θα πρέπει επίσης να ενεργοποιήσετε την "Προσθήκη δεδομένων" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, το πρόσθετο προσθέτει αυτόματα τα δεδομένα κάτω από τα δεδομένα που είχαν εισαχθεί προηγουμένως. Θα πρέπει επίσης να επιλέξετε "Ενεργοποίηση μορφοποίησης μεταφοράς", ώστε και τα δύο φύλλα σας να φαίνονται ίδια.
Μπορείτε να επιλέξετε να ονομάσετε τη σύνδεση για μελλοντικές αναφορές. Στην ενότητα "Αυτόματη ενημέρωση", μπορείτε να αποφασίσετε πόσο συχνά και σε ποια ώρα θέλετε να γίνεται η εισαγωγή δεδομένων. Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής και η επιλογή της συχνότητας εισαγωγής δεδομένων σάς επιτρέπει να λαμβάνετε καθημερινές ενημερώσεις για τις αλλαγές.
Τέλος, κάντε κλικ στο «Τέλος» για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Τα νέα δεδομένα θα προστίθενται πλέον κάτω από τα υπάρχοντα σε καθημερινή βάση. Κάθε μέρα που ανοίγετε το φύλλο, θα λαμβάνετε νέες πληροφορίες, που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τις αλλαγές.
Αυτό το πρόσθετο είναι χρήσιμο καθώς απαιτεί σύνδεση μόνο μία φορά. Μόλις τα καταφέρετε, θα μπορείτε να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα Φύλλα Google σας αυτόματα και σε καθημερινή βάση.
Σημείωση: Μπορείτε να αποφασίσετε να απενεργοποιήσετε την "Αυτόματη ενημέρωση" ή να αλλάξετε τη συχνότητα που θέλετε να εισάγονται δεδομένα. Ανατρέξτε στην παραπάνω ενότητα εάν θέλετε να το κάνετε αυτό.
Παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιώντας τη "Μορφοποίηση υπό όρους"
Η οπτική αναπαράσταση των αλλαγών μπορεί να είναι ένας πολύ απλός τρόπος παρακολούθησης όλων των επεξεργασιών. Υπάρχει μια επιλογή στα Φύλλα Google για να το κάνετε - απλά πρέπει να την ενεργοποιήσετε. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:
- Επιλέξτε όλα τα δεδομένα (τα κελιά) όπου θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους.
- Μεταβείτε στο "Μορφοποίηση" και βρείτε "Μορφοποίηση υπό όρους".
- Στο αναπτυσσόμενο μενού, στην ενότητα "Κανόνες μορφοποίησης", θα δείτε "Κανόνες μορφοποίησης εάν…".
- Εδώ θα πρέπει να επιλέξετε "Δεν είναι κενό".
- Στη συνέχεια, στην ενότητα "Μορφοποίηση στυλ" μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα φόντου ή τη γραμματοσειρά των γραμμάτων.
- Κάντε κλικ στο «Τέλος».
Ας υποθέσουμε ότι επιλέγετε το μπλε ως χρώμα φόντου. Εάν ένα άτομο εισάγει δεδομένα ή κάνει αλλαγές στα μορφοποιημένα κελιά, το κελί όπου το κάνει γίνεται μπλε. Τόσο απλό!
Παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιώντας το "Ιστορικό κυψέλης"
Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν σε ένα μόνο κελί, μπορείτε να το κάνετε ενεργοποιώντας τη νέα επιλογή "Ιστορικό κελιών". Αυτό σας επιτρέπει να δείτε το όνομα του συνεργάτη που έκανε την αλλαγή και τη χρονική σήμανση της αλλαγής. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Κάντε δεξί κλικ στο κελί και κάντε κλικ στο "Εμφάνιση ιστορικού επεξεργασίας".
- Θα δείτε τα βέλη που μπορείτε να μετακινήσετε από αριστερά προς τα δεξιά για να δείτε τις αλλαγές.
Συγχαρητήρια!
Τώρα δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιών στα Φύλλα Google. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για να γίνει αυτό. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τους "Κανόνες ειδοποιήσεων", "Ιστορικό εκδόσεων", "Μορφοποίηση υπό όρους", "Ιστορικό κυψέλης" ή να λάβετε ένα πρόσθετο όπως το Sheetgo.
Έχετε δοκιμάσει κάποια από τις μεθόδους στο παρελθόν; Ποιο λειτουργεί καλύτερα για εσάς; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.
