Το Microsoft Outlook είναι διαθέσιμο σε δύο διαφορετικές εκδόσεις, το MS Outlook 2019, ως μέρος του MS Office Suite και το Office 365 Outlook, μια υπηρεσία που βασίζεται σε συνδρομή.
Και οι δύο υπηρεσίες παρέχουν μια έκδοση για υπολογιστές καθώς και την έκδοση web. Επιτρέπουν επίσης στους χρήστες να προσθέσουν περισσότερους από έναν λογαριασμούς email και μια πληθώρα άλλων επιλογών προσαρμογής.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να προβάλλετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook. Και θα καλύψουμε μερικούς άλλους τρόπους για να φιλτράρετε και να αναζητάτε τα email σας στο Outlook για να τα οργανώνετε πιο αποτελεσματικά.
Πώς να προβάλετε όλα τα μηνύματα στο Outlook
Εάν αντιμετωπίσετε πρόβλημα με την προβολή όλης της αλληλογραφίας στο Outlook, ίσως είναι απλώς θέμα του τρόπου οργάνωσης του παραθύρου πλοήγησής σας. Εάν δεν μπορείτε να δείτε κανέναν από τους φακέλους ή το email σας, αυτό οφείλεται στο ότι είναι πιθανό να ελαχιστοποιηθούν. Ευτυχώς, αυτή είναι μια εύκολη λύση. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Προβολή» στη γραμμή εργαλείων.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε "Παράθυρο φακέλου".
- Εάν ήταν επιλεγμένο το "Ελαχιστοποιημένο", αλλάξτε το σε "Κανονικό".
Αυτό είναι. Τώρα θα μπορείτε να δείτε όλους τους φακέλους σας όπως τους έχετε τακτοποιήσει.
Πώς να προβάλετε όλα τα μηνύματα στο Outlook 365
Όπως αναφέραμε, το MS Outlook 2019 και το Office 365 Outlook έχουν ορισμένες διαφορές σχετικά με τον τρόπο αγοράς τους.
Υπάρχουν και άλλες διαφορές, η μία είναι ότι το Outlook 2019 απαιτεί από τους χρήστες να αγοράσουν την αναβάθμιση, ενώ οι χρήστες του Office 365 τις λαμβάνουν δωρεάν. Ωστόσο, όσον αφορά το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook και τη λειτουργικότητά του, και τα δύο είναι τα ίδια.
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για πολλούς λογαριασμούς email, η αναζήτηση στον καθένα ξεχωριστά μπορεί να είναι μια χρονοβόρα εργασία. Για αυτόν τον λόγο, θα σας δείξουμε τον τρόπο προβολής αλληλογραφίας από όλους τους λογαριασμούς του Outlook ταυτόχρονα.
- Κάντε κλικ στα Εισερχόμενα ενός από τους λογαριασμούς σας στο Outlook.
- Στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της οθόνης, πληκτρολογήστε "φάκελος: εισερχόμενα"
- Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο στον πίνακα πλοήγησης για να ορίσετε την περίοδο.
- Στη συνέχεια, στη γραμμή αναζήτησης, κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στην επιλογή "Τρέχον γραμματοκιβώτιο".
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Όλα τα γραμματοκιβώτια".
Τώρα θα μπορείτε να βλέπετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους λογαριασμούς εισερχομένων σας ταυτόχρονα κατά την περίοδο που έχετε ορίσει. Την επόμενη φορά που θα θέλετε να δείτε όλα τα μηνύματα, θα βρείτε αυτή τη διαδρομή στην επιλογή "Πρόσφατες αναζητήσεις" στον πίνακα πλοήγησης.
Πώς να προβάλετε όλα τα μηνύματα στο Outlook στο iPhone
Οι χρήστες του Outlook έχουν το πλεονέκτημα της χρήσης της εφαρμογής Outlook όταν βρίσκονται εν κινήσει. Είναι διαθέσιμο τόσο για συσκευές iPhone όσο και για Android και έχει την ίδια εξαιρετική διεπαφή και για τα δύο λειτουργικά συστήματα.
Ωστόσο, δεν έχει όλες τις επιλογές ρυθμίσεων διαθέσιμες στον υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας, οπότε εκεί θα πρέπει πρώτα να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις. Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να προβάλετε όλη την αλληλογραφία σας στην εφαρμογή Outlook, είναι πιθανό να μην βρίσκονται στο φάκελο "Εστιασμένα Εισερχόμενα".
Το Outlook ρυθμίζει τα "Εστιασμένα Εισερχόμενα" και "Άλλο" ως δύο προεπιλεγμένους φακέλους για εισερχόμενη αλληλογραφία. Εάν περιμένετε ένα μήνυμα αλλά δεν το βλέπετε, ίσως χρειαστεί να κάνετε αναζήτηση στο "Άλλο" για να ελέγξετε αν υπάρχει. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα και να έχετε μόνο ένα ενοποιημένο φάκελο εισερχομένων. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και βρείτε την επιλογή "Εστιασμένα Εισερχόμενα" που έχει μια δυνατότητα εναλλαγής δίπλα της.
- Απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής.
Τώρα θα μπορείτε να βλέπετε όλα τα εισερχόμενα email ταυτόχρονα. Εάν επιλέξετε να επιτρέψετε στο Outlook να φιλτράρει τα μηνύματά σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ενεργοποιήσετε ξανά το κουμπί "Εστιασμένα Εισερχόμενα".
Πώς να προβάλετε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα στο Outlook
Οι περισσότεροι από εμάς λαμβάνουμε τόσα πολλά email που τείνουν να συσσωρεύονται. Προτού το καταλάβετε, υπάρχουν πολλά μη αναγνωσμένα email στα εισερχόμενά σας. Αλλά είτε βρίσκονται σε διαφορετικούς φακέλους, είτε βρίσκονται πολύ κάτω στη λίστα.
Ευτυχώς, υπάρχει τρόπος να προβάλετε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook και μεταβείτε στον πίνακα πλοήγησης.
- Κάντε κλικ στο "Μη αναγνωσμένο", στην περιοχή "Αναζήτηση τρέχοντος γραμματοκιβωτίου".
- Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε ξανά από το "Τρέχον γραμματοκιβώτιο" στο "Όλα τα γραμματοκιβώτια", εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook.
Το Outlook θα εμφανίσει όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα από όλους τους φακέλους και τους υποφακέλους από κάθε ενεργό λογαριασμό email.
Τρόπος προβολής όλων των αντικειμένων αλληλογραφίας στο Outlook
Ίσως ψάχνετε για κάτι στο Outlook και δεν φαίνεται να το βρείτε πουθενά. Είναι πιθανό να είναι αποθηκευμένο σε έναν φάκελο που έχετε ξεχάσει εντελώς.
Το Outlook σάς δίνει την επιλογή να κάνετε αναζήτηση στον τρέχοντα φάκελο και στους υποφακέλους του, αλλά σας επιτρέπει επίσης να διευρύνετε το εύρος και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Όλα τα στοιχεία του Outlook". Να πώς:
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Φίλτρο" στον πίνακα πλοήγησης για να προσθέσετε οποιαδήποτε γνωστή παράμετρο αυτού που αναζητάτε. Υπάρχουν πολλές επιλογές, όπως αναζήτηση ανά κατηγορία, παραλήπτη, συνημμένο και άλλες.
- Στη συνέχεια, στο επάνω μέρος του πίνακα, μεταβείτε από το "Τρέχον φάκελο" στο "Όλα τα στοιχεία του Outlook" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Κάνοντας αυτό, θα δείτε επίσης τον φάκελο "PersonMetadata" που δημιουργήθηκε και χρησιμοποιήθηκε από το Outlook Customer Manager (OCM). Μην ανησυχείτε από αυτό. Αυτή είναι μια καταργημένη υπηρεσία από τον Ιούνιο του 2020, αλλά το Outlook εξακολουθεί να το εμφανίζει μερικές φορές. Αυτό είναι πιθανό να αλλάξει στο μέλλον.
Πώς να δείτε όλα τα απεσταλμένα μηνύματα στο Outlook
Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να δείτε όλα τα ληφθέντα email από όλο τον λογαριασμό σας στο Outlook, μπορείτε να δείτε τα απεσταλμένα μηνύματα. Ο φάκελος "Απεσταλμένα" βρίσκεται συνήθως ακριβώς κάτω από το φάκελο "Εισερχόμενα" στο πρόγραμμα-πελάτη email, εκτός εάν έχετε αλλάξει τη σειρά των φακέλων.
Δυστυχώς, εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email, δεν μπορείτε να τους δείτε όλους ταυτόχρονα, όπως μπορείτε με τα ληφθέντα email. Το μόνο που μπορείτε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ σε κάθε φάκελο ξεχωριστά και να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο αναζήτησης για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.
Πώς να ρυθμίσετε έναν φάκελο "Όλη η αλληλογραφία" στο Outlook
Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από πολλούς φακέλους σε έναν ενοποιητικό φάκελο, αυτή είναι μια επιλογή που έχετε στο Outlook. Η μέθοδος που περιγράφεται παρακάτω ισχύει τόσο για το Outlook 2019 όσο και για το Outlook 365. Δείτε τι κάνετε:
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση φακέλου" στο αριστερό τμήμα του παραθύρου στο Outlook.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Νέος φάκελος αναζήτησης».
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Δημιουργία προσαρμοσμένου φακέλου αναζήτησης» και κάντε κλικ στο «Επιλογή».
- Στο αναδυόμενο παράθυρο, ονομάστε τον νέο σας φάκελο, για παράδειγμα, "Όλη η αλληλογραφία".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αναζήτηση» και επιλέξτε όλους τους φακέλους που θέλετε να αποτελούν μέρος της νέας αναζήτησης.
- Όταν κάνετε κλικ στο "OK", θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να προσδιορίσετε περαιτέρω τα κριτήρια αναζήτησης. Και αν θέλεις να συνεχίσεις έτσι.
- Κάντε κλικ στο «Ναι» και μετά στο «ΟΚ» άλλη μια φορά.
Τώρα θα έχετε τον φάκελο "Όλα τα μηνύματα" που περιέχει όλα τα email σας από κάθε φάκελο που έχετε επιλέξει.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Ίσως έχετε μερικές ακόμη ερωτήσεις σχετικά με την προβολή όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Ας ελπίσουμε ότι αυτά θα συμπληρώσουν την εικόνα.
Πώς μπορώ να εμφανίσω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Ένας γρήγορος και απλός τρόπος για να εμφανίσετε κάθε email από κάθε φάκελο στο Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο που αναφέρεται παραπάνω και να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο φάκελο "Όλη η αλληλογραφία". Αλλά αυτό θα λειτουργήσει μόνο σε κάθε λογαριασμό του Outlook ξεχωριστά.
Πώς μπορώ να δω όλα τα μηνύματα στο Outlook;
Μπορείτε να προβάλετε μόνο όλα τα μηνύματα που έχετε λάβει από πολλούς λογαριασμούς στο Outlook. Αυτό δεν λειτουργεί για απεσταλμένα αντικείμενα και άλλους φακέλους. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα φίλτρου του πίνακα πλοήγησης για να καθορίσετε τον αποστολέα, εάν το email δεν είναι αναγνωσμένο ή εάν έχει συνημμένο κ.λπ.
Κατακτήστε την εμπειρία σας στο Outlook
Το Microsoft Outlook είναι ένα από τα πιο δημοφιλή και πιο εξελιγμένα προγράμματα-πελάτες email. Χρειάζεται λίγος χρόνος για να καταλάβετε όλες τις λεπτομέρειες και να μάθετε πώς να το χρησιμοποιήσετε καλύτερα προς όφελός σας.
Εάν είστε ο τύπος του ατόμου που στέλνει και λαμβάνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε το φιλτράρισμα των πραγμάτων σημαίνει συχνά την προβολή όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την έναρξη από εδώ. Ας ελπίσουμε ότι θα μπορέσετε να πλοηγηθείτε με επιτυχία στο Outlook και να μην τοποθετήσετε ξανά ένα email.
Πώς οργανώνετε τα email σας στο Outlook; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
