Οι λίστες ελέγχου είναι ένας πολύ εύχρηστος τρόπος για να παρακολουθείτε αντικείμενα, εργασίες ή βήματα που απαιτούν ολοκλήρωση. Παρέχουν μια απλή οπτική υπενθύμιση για το εάν έχουν γίνει όλα όσα έπρεπε να γίνουν. Συνδυάστε το με την ευκολία των Εγγράφων Google στα οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή (εφόσον έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο) και έχετε ένα εξαιρετικό εργαλείο διαχείρισης.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στα Έγγραφα Google, μαζί με μερικές πληροφορίες για τη δημιουργία μιας λειτουργικής λίστας ελέγχου.
Πώς να δημιουργήσετε μια διαδραστική λίστα ελέγχου στα Έγγραφα Google
Η δημιουργία μιας λίστας ελέγχου χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google είναι μια πολύ απλή διαδικασία. Εφόσον έχετε ήδη μια ιδέα για τα πράγματα που θέλετε να συμπεριλάβετε στη λίστα, τότε τα βήματα είναι αρκετά εύκολα. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια διαδραστική λίστα ελέγχου χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Έγγραφα Google. Κάντε κλικ στο + στην επάνω καρτέλα για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο.
- Στο επάνω μενού κάντε κλικ στο Μορφοποίηση.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από Κουκκίδες και αρίθμηση στο αναπτυσσόμενο μενού.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στη λίστα με κουκκίδες.
- Θα εμφανιστούν πολλές επιλογές, κάντε κλικ στην επάνω δεξιά επιλογή. Αυτή είναι η λειτουργία κουκκίδων πλαισίου ελέγχου.
- Θα παρατηρήσετε ότι η λίστα σας έχει πλέον ένα καθαρό πλαίσιο ελέγχου μπροστά. Τώρα μπορείτε να πληκτρολογήσετε το πρώτο στοιχείο στη λίστα σας.
- Πατώντας enter θα δημιουργηθεί αυτόματα ένα νέο κενό πλαίσιο ελέγχου. Προχωρήστε στη συμπλήρωση της λίστας ελέγχου σας.
- Αποθηκεύστε το έγγραφο μόλις τελειώσετε.
Έχετε πλέον δημιουργήσει μια διαδραστική λίστα ελέγχου. Μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το χρησιμοποιήσετε ως κανονική λίστα ελέγχου ή μπορείτε να το ανοίξετε ψηφιακά και να σημειώσετε αυτά τα πλαίσια κάνοντας τα εξής:
- Επισημάνετε το κενό πλαίσιο ελέγχου στο στοιχείο που θέλετε να σημειώσετε.
- Κάντε δεξί κλικ στο ποντίκι σας εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή. Σε Mac, χρησιμοποιήστε ctrl + κλικ.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Κάντε κλικ στο σημάδι επιλογής. Αυτό θα αλλάξει το πλαίσιο ελέγχου σε ένα σημάδι επιλογής.
- Εάν θέλετε να επιλέξετε περισσότερα από ένα πλαίσια ταυτόχρονα, μπορείτε να επισημάνετε πολλά πλαίσια ελέγχου ταυτόχρονα.
- Πατώντας ctrl + z θα αναιρεθεί η αλλαγή.
Περιορισμοί των Εγγράφων Google για κινητά
Υπάρχει μια έκδοση των Εγγράφων Google για κινητά διαθέσιμη τόσο για Android όσο και για iOS. Αν και αυτή η έκδοση έχει πολλές δυνατότητες, δεν έχει πολλές από τις επιλογές μορφοποίησης της έκδοσης για επιτραπέζιους υπολογιστές. Ωστόσο, υπάρχει τρόπος να το παρακάμψετε, καθώς τα Έγγραφα Google είναι προσβάσιμα μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού. Απλώς χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησης ιστού για κινητά και ανοίξτε τα Έγγραφα Google από εκεί. Αυτή θα είναι η καλύτερη επιλογή, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε tablet Android ή iPad.
Χρήση Φύλλων Google
Μια άλλη εφαρμογή που πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη δημιουργία λιστών ελέγχου είναι τα Φύλλα Google. Έχει μια ενσωματωμένη επιλογή για τη δημιουργία πραγματικών πλαισίων ελέγχου που μπορούν να ενεργοποιηθούν και να απενεργοποιηθούν με ένα απλό κλικ. Η χρήση των Φύλλων Google για τη δημιουργία μιας λίστας ελέγχου μπορεί να γίνει ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Φύλλα Google.
- Επισημάνετε τα κελιά στα οποία θέλετε να προσθέσετε και ένα πλαίσιο ελέγχου. Μπορείτε να το κάνετε είτε κάνοντας κλικ και σύροντας το ποντίκι σας είτε επιλέγοντας μεμονωμένα κελιά ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο ctrl.
- Κάντε κλικ στο Εισαγωγή στο επάνω μενού,
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στο αναπτυσσόμενο μενού.
- Θα πρέπει τώρα να εμφανιστεί ένα πλαίσιο ελέγχου στα κελιά που έχετε επισημάνει.
- Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το σημάδι επιλογής κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.
- Συμπληρώστε τη λίστα σας πληκτρολογώντας τα στοιχεία στα δεξιά κάθε πλαισίου ελέγχου.
Φύλλα Google για κινητά
Σε αντίθεση με τα Έγγραφα Google, η λειτουργικότητα του πλαισίου ελέγχου μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί με την έκδοση των Φύλλων Google για κινητά. Αυτό μπορεί να γίνει ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες:
- Ανοίξτε τα Φύλλα Google για κινητά.
- Κάτω δεξιά στην οθόνη, κάντε κλικ στο εικονίδιο +.
- Πατήστε Νέο υπολογιστικό φύλλο.
- Όπως και με την έκδοση για υπολογιστές, επισημάνετε τα κελιά στα οποία θέλετε να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου.
- Στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης, πατήστε το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες.
- Πατήστε Επικύρωση δεδομένων στο αναδυόμενο μενού.
- Πατήστε στο κάτω βέλος δίπλα στα Κριτήρια.
- Πατήστε στο πλαίσιο ελέγχου.
- Επάνω δεξιά, πατήστε Αποθήκευση.
- Τα επιλεγμένα κελιά σας θα πρέπει τώρα να έχουν διαδραστικά πλαίσια ελέγχου.
Τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία μιας λίστας ελέγχου;
Όταν δημιουργείτε μια λίστα ελέγχου, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι αποτελεσματικά. Παρακάτω είναι μερικά από τα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν κάνετε τη λίστα ελέγχου σας:
- Εάν υπάρχουν χρονολογικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, βεβαιωθείτε ότι αναφέρονται με τη σειρά. Επίσης, φροντίστε να αναφέρετε ότι πρέπει να ακολουθηθεί με τη συγκεκριμένη σειρά.
- Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται όλα όσα πρέπει να συμπεριληφθούν, διαφορετικά η λίστα ελέγχου δεν έχει νόημα.
- Σε αντίθεση με την προηγούμενη συμβουλή, βεβαιωθείτε ότι όλα όσα περιλαμβάνονται στη λίστα πρέπει να βρίσκονται εκεί.
- Ελέγξτε για απολύσεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις λίστες ελέγχου. Το να έχει καταχωρηθεί ένα στοιχείο δύο φορές θα δημιουργήσει σύγχυση όταν ένα από αυτά ελέγχεται και το άλλο όχι.
- Εάν μια λίστα δεν έχει συγκεκριμένη σειρά, προσπαθήστε να ομαδοποιήσετε τα πράγματα λογικά. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε λίστες αγορών. Η καταχώριση ειδών όπως το ψωμί και το τυρί ξεχωριστά, όταν συνήθως βρίσκονται στις ίδιες περιοχές σε ένα παντοπωλείο, απλώς θα έχει ως αποτέλεσμα άσκοπη επιστροφή.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς προσθέτετε πρότυπα στα Έγγραφα Google;
Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα πρότυπο στη Συλλογή προτύπων των Εγγράφων Google, θα πρέπει να έχετε έναν λογαριασμό G Suite. Εάν διαθέτετε προσωπικό Λογαριασμό Google, μπορείτε να δημιουργήσετε τεχνικά έναν δωρεάν. Απλώς δημιουργήστε το έγγραφό σας στα Έγγραφα Google κανονικά και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το με το όνομα Πρότυπο. Στη συνέχεια, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή, απλώς ανοίξτε το έγγραφο Πρότυπο και επεξεργαστείτε το όπως χρειάζεται. Η ίδια μέθοδος προτύπου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τα Υπολογιστικά φύλλα Google, τις Παρουσιάσεις Google και τις Φόρμες Google.
Πώς ρυθμίζετε ένα νέο Έγγραφο Google;
Κάθε φορά που ξεκινάτε τα Έγγραφα Google, σας δίνεται η επιλογή να δημιουργήσετε ένα νέο κενό έγγραφο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο + στην επάνω καρτέλα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα προδιαμορφωμένο έγγραφο κάνοντας κλικ στο Template Gallery στην επάνω δεξιά πλευρά της επάνω καρτέλας. Εάν δεν βλέπετε αυτό το μενού, τότε ενδέχεται να έχετε κρυφά πρότυπα. Μπορείτε να τα επαναφέρετε κάνοντας τα εξής:
• Στο αρχικό μενού των Εγγράφων Google, κάντε κλικ στο εικονίδιο του Κύριου Μενού στην επάνω αριστερή γωνία. Αυτό είναι το εικονίδιο των τριών γραμμών.
• Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
• Στην περιοχή Πρότυπα στο αναδυόμενο παράθυρο, ενεργοποιήστε ξανά την επιλογή «Εμφάνιση πρόσφατων προτύπων στις αρχικές οθόνες».
• Κάντε κλικ στο OK.
Πώς μπορώ να προσθέσω μια λίστα στα Έγγραφα Google;
Η προσθήκη ενός άλλου στοιχείου στη λίστα ελέγχου σας είναι τόσο απλή όσο να κάνετε κλικ στο τελευταίο στοιχείο της λίστας και, στη συνέχεια, να πατήσετε το πλήκτρο enter. Εάν χρησιμοποιείτε πλαίσια ελέγχου, τα Έγγραφα Google θα πρέπει να δημιουργήσουν αυτόματα ένα κενό πλαίσιο για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε τη λίστα ως συνήθως. Εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα νέο στοιχείο στη μέση της λίστας, απλώς κάντε κλικ στο τέλος του στοιχείου ακριβώς πριν από το βήμα που θέλετε να το εισαγάγετε. Κάνοντας κλικ στο enter θα δημιουργηθεί επίσης ένα νέο πλαίσιο ελέγχου.
Πώς προσθέτετε πλαίσια ελέγχου στα Έγγραφα Google;
Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα πλαίσιο ελέγχου, τότε απλώς πατώντας enter κάθε φορά που τελειώνετε ένα στοιχείο της λίστας σας θα δημιουργήσει αυτόματα ένα νέο πλαίσιο ελέγχου. Διαφορετικά, απλώς ακολουθήστε τα βήματα που παρέχονται παραπάνω για να μορφοποιήσετε μια νέα λίστα ελέγχου.
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια λίστα και θέλετε να προσθέσετε μόνο πλαίσια ελέγχου, τότε επισημάνετε ολόκληρη τη λίστα σας. Κάντε κλικ στη Μορφοποίηση στο επάνω μενού, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από Κουκκίδες και αρίθμηση και, στη συνέχεια, στη λίστα με κουκκίδες. Εάν κάνετε κλικ στη μορφή πλαισίου ελέγχου επάνω δεξιά, οι αριθμοί στη λίστα θα γίνουν πλαίσια ελέγχου. Λάβετε υπόψη ότι αυτό θα διαγράψει όλη την αρίθμηση στη λίστα σας. Ίσως χρειαστεί να πληκτρολογήσετε τους αριθμούς έναν προς έναν, εάν τους χρειάζεστε.
Πώς δημιουργείτε μια λίστα ελέγχου;
Οι λίστες ελέγχου χρειάζονται μόνο εάν πρέπει να παρακολουθείτε σημαντικά βήματα ή στοιχεία που δεν μπορείτε να θυμηθείτε μόνοι σας. Εάν ο αριθμός των στοιχείων είναι μικρός ή τα βήματα είναι εντελώς προαιρετικά, η χρήση λίστας ελέγχου δεν είναι απαραίτητη.
Έτσι, όταν δημιουργείτε μια λίστα ελέγχου, είναι ήδη δεδομένο ότι υπάρχουν βήματα που πρέπει να συμπεριληφθούν στην ίδια τη λίστα. Ανατρέξτε στις συμβουλές και τα κόλπα για τη δημιουργία μιας λίστας ελέγχου όπως δίνονται παραπάνω για να γνωρίζετε το σημαντικό πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου κατά τη δημιουργία μιας.
Εκτυπώνω τη λίστα ελέγχου μου ή τη διατηρώ ψηφιακή;
Αυτό εξαρτάται από το τι είναι πιο βολικό για εσάς. Εάν μπορείτε να διατηρήσετε τη λίστα ελέγχου σε μια κινητή συσκευή, τότε κάντε το. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν βγαίνουν ποτέ από το σπίτι χωρίς τηλέφωνο στις μέρες μας, έτσι κι αλλιώς. Εάν η χρήση στυλό και χαρτιού φαίνεται πιο πρακτική, τότε δεν υπάρχει λόγος να μην εκτυπώσετε ένα. Ωστόσο, δεν συνιστάται να κάνετε και τα δύο ταυτόχρονα, καθώς δύο ίδιες λίστες απλώς θα προκαλέσουν σύγχυση και θα ακυρώσουν το σημείο της λίστας ελέγχου.
Ένα εύχρηστο εργαλείο διαχείρισης
Η γνώση του τρόπου δημιουργίας μιας λίστας ελέγχου στα Έγγραφα Google προσθέτει στο οπλοστάσιό σας με εύχρηστα εργαλεία διαχείρισης. Η ευκολία των Εγγράφων Google προσφέρει πολλές λειτουργίες στην παραδοσιακή διαδικασία δημιουργίας λιστών. Δεν βλάπτει ποτέ να έχετε τόσα χρήσιμα μέσα στη διάθεσή σας όταν ασχολείστε με σημαντικές εργασίες.
Γνωρίζετε άλλους τρόπους για το πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στα Έγγραφα Google; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
