Είναι εύκολο να ξεχάσετε ποιος έχει πρόσβαση σε ένα Φύλλο Google εάν χρησιμοποιείται από πολλά άτομα. Μπορεί να έχετε μοιραστεί το υπολογιστικό φύλλο πολλές φορές και τώρα να δυσκολεύεστε να θυμηθείτε ποιος είχε άδεια να το χρησιμοποιήσει.
Είναι σημαντικό να διαχειρίζεστε τα Φύλλα Google και να γνωρίζετε ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά. Αλλά η διαδικασία για να γίνει αυτό είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλή. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς γίνεται.
Πώς να ελέγξετε ποιος έχει πρόσβαση στα φύλλα Google
Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να ελέγξετε μη αυτόματα ποιος έχει πρόσβαση στο Φύλλο Google σας. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα βήματα:
- Αρχικά, ανοίξτε το Φύλλο που χρειάζεστε.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Πίνακας ελέγχου δραστηριότητας".
- Θα δείτε την "Τάση θεατή" ή την "Τάση σχολίων" στα αριστερά σας. Τώρα κάντε κλικ σε αυτό.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον επαγγελματικό σας λογαριασμό και όχι τον ιδιωτικό. Με έναν ιδιωτικό λογαριασμό, δεν θα μπορείτε να δείτε τον "Πίνακα ελέγχου δραστηριότητας".
Επιπλέον, μπορείτε να φιλτράρετε την αναζήτηση κατά χρόνο και να περιορίσετε τα αποτελέσματά σας. Ας δούμε πώς να το κάνουμε:
- Κάντε κλικ στο «Κάτω βέλος» στο επάνω δεξιά μέρος του φύλλου.
- Επιλέξτε χρόνο για να φιλτράρετε την αναζήτηση.
Ορίστε! Τώρα γνωρίζετε ποιος έχει πρόσβαση στο Φύλλο Google σας και πότε έλαβε την άδεια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πάντα να παρακολουθείτε ότι τα σωστά άτομα μπορούν να δουν και να επεξεργαστούν το Φύλλο Google σας.
Επιτρέπεται η προσωρινή πρόσβαση στο Φύλλο Google
Ο περιορισμός της πρόσβασης στα Φύλλα Google μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος εάν δεν θέλετε οι πελάτες να τα χρησιμοποιούν μόλις ολοκληρωθεί η εργασία. Μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης ή απλά να τερματίσετε την πρόσβαση στο συγκεκριμένο Φύλλο Google. Να πώς:
- Ανοίξτε το Google Drive σας
- Βρείτε το φύλλο που χρειάζεστε.
- Κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε «Κοινή χρήση».
- Τώρα πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε αυτό το φύλλο.
- Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης, αλλάξτε την άδεια είτε σε "Δυνατότητα σχολίου" είτε σε "Δυνατότητα προβολής".
- Στη συνέχεια πατήστε «Αποστολή».
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα πρέπει να επαναλάβετε τα τρία πρώτα βήματα. Θα δείτε την επιλογή "Για προχωρημένους" στο κάτω μέρος του παραθύρου. Θα πρέπει να κάνετε κλικ σε αυτό για να δείτε τις "Ρυθμίσεις κοινής χρήσης". Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομά τους, θα εμφανιστεί ένα χρονόμετρο. Κάνοντας κλικ σε αυτό, μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία λήξης.
Ενεργοποίηση της άδειας προβολής
Μπορείτε να προστατεύσετε το Φύλλο Google σας από την αλλαγή. Αν και μπορεί να έχετε δώσει πρόσβαση σε πολλά άτομα, ίσως να μην θέλετε να αλλάξουν το περιεχόμενο του εγγράφου. Ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να τους δώσετε μόνο άδεια προβολής.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε:
- Ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να προστατέψετε.
- Μεταβείτε στην επιλογή "Δεδομένα" και κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή "Προστατευμένα φύλλα και εύρη".
- Θα εμφανιστεί μια γραμμή στη δεξιά πλευρά του φύλλου.
- Τώρα, κάντε κλικ στο «Φύλλο» και επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Εδώ θα πρέπει να κάνετε κλικ στο «Ορισμός άδειας».
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο "Δικαιώματα επεξεργασίας εύρους". Στην ενότητα "Περιορισμός ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος" κάντε κλικ στο "Προσαρμοσμένο". Αυτό σας επιτρέπει να αποφασίσετε ποιος επιτρέπεται να επεξεργαστεί αυτό το συγκεκριμένο φύλλο. Καταργήστε την επιλογή όλων των ατόμων που δεν θέλετε να επεξεργαστείτε το Φύλλο Google σας. Κάντε κλικ στο «Τέλος» για να ολοκληρώσετε.
Τώρα οι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να δουν αυτό το Φύλλο Google, αλλά δεν θα μπορούν να κάνουν αλλαγές σε αυτό.
Προστασία των κυττάρων στο Φύλλο Google
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επιτρέψετε την προβολή, αλλά και να προστατέψετε ορισμένα κελιά ή στήλες. Εδώ είναι τι θα πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το φύλλο.
- Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να προστατεύσετε από την αλλαγή.
- Τώρα κάντε κλικ στο «Δεδομένα» και μετά στο «Προστατευμένα φύλλα και εύρη».
- Θα εμφανιστεί μια γραμμή στη δεξιά πλευρά του φύλλου.
- Εισαγάγετε την περιγραφή της εντολής, για παράδειγμα – «Χωρίς επεξεργασία».
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί «Ορισμός δικαιωμάτων».
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Στην ενότητα "Περιορισμός ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος" επιλέξτε "Προσαρμοσμένο".
- Αυτό σας επιτρέπει να αποφασίσετε ποιος επιτρέπεται να αλλάξει τα κελιά.
Εάν ένα άτομο χωρίς άδεια προσπαθήσει να αλλάξει το περιεχόμενο του κελιού, ένα μήνυμα στο Φύλλο θα ενημερώσει ότι δεν του επιτρέπεται να το κάνει.
Ενεργοποίηση σχολίων
Μερικές φορές χρειάζεται κάποιος άλλος να σχολιάσει τα περιεχόμενα του κελιού. Αυτοί οι χρήστες δεν έχουν αυτόματο προνόμιο να το κάνουν, αλλά μπορείτε να τους δώσετε άδεια. Αυτό που θα πρέπει να κάνετε είναι να τους κάνετε "Σχολιαστή". Για να ενεργοποιήσετε έναν χρήστη με αυτήν τη λειτουργία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε το φύλλο, μεταβείτε στο "Αρχείο" και κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση".
- Εδώ μπορείτε να προσθέσετε τις διευθύνσεις email εκείνων με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε το φύλλο.
- Μόλις προσθέσετε ένα άτομο, στα δεξιά θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Από αυτό το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε "Σχολιαστής".
- Τέλος, κάντε κλικ στο «Αποστολή».
Ενεργοποίηση επεξεργασίας
Με άδεια επεξεργασίας, οι χρήστες του φύλλου μπορούν να αλλάξουν το περιεχόμενο των κελιών. Ως κάτοχος του φύλλου, θα πρέπει να επιτρέψετε αυτήν την ενέργεια. Τα βήματα είναι πολύ παρόμοια με αυτά που περιγράφονται παραπάνω:
- Ανοίξτε το φύλλο, μεταβείτε στο "Αρχείο" και κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση".
- Εδώ μπορείτε να προσθέσετε τις διευθύνσεις email εκείνων με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε το φύλλο.
- Μόλις προσθέσετε ένα άτομο, στα δεξιά θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Από αυτό το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε "Επεξεργαστής".
- Τέλος, κάντε κλικ στο «Αποστολή».
Περιορισμός αδειών
Το Φύλλο Google σας είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο για την αποθήκευση δεδομένων. Από καιρό σε καιρό, θα χρειαστεί να το μοιραστείτε με άλλα άτομα. Εάν δεν μπορείτε να θυμηθείτε σε ποιον έχετε δώσει την άδεια να δείτε το φύλλο, μπορείτε πάντα να ανατρέξετε σε αυτό το άρθρο για καθοδήγηση.
Επιπλέον, δεν θα έχετε προβλήματα εάν θέλετε να προστατεύσετε το φύλλο σας από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές ή εάν θέλετε να επιτρέψετε στους χρήστες να κάνουν οι ίδιοι αλλαγές κελιών. Ποια από αυτές τις λειτουργίες είναι πιο σημαντική για εσάς και γιατί; Πείτε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
