Εάν είστε τακτικός χρήστης των Φύλλων Google, πιθανότατα αντιμετωπίσατε ένα πρόβλημα όπου κατά λάθος προσθέσατε διπλότυπες εγγραφές στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτή η κατάσταση μπορεί να απορρίψει το σύνολο δεδομένων που εργάζεστε τόσο σκληρά για να συγκεντρώσετε. Ίσως να μην γνωρίζετε ότι συνέβη το περιστατικό, ειδικά όταν ο υπολογιστής σας ξεχειλίζει ή όταν χτυπάτε το trackpad στον φορητό υπολογιστή σας.
Σε κάθε περίπτωση, είναι πολύ εύκολο να χάσετε κάτι όταν υπάρχει τεράστιος όγκος δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας. Τα τυπικά αποτελέσματα περιλαμβάνουν σφάλματα υπολογισμού και διπλότυπα κελιά που είναι δύσκολο να εντοπιστούν κατά την αναζήτηση της πηγής του προβλήματος.
Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι διαθέσιμες για να επισημάνετε τα διπλότυπα μέσα στα υπολογιστικά φύλλα σας.
- Χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη δυνατότητα κατάργησης διπλότυπων.
- Χρησιμοποιήστε την επισήμανση για να βρείτε διπλότυπα.
- Αντιγράψτε μοναδικά κελιά και μετακινήστε τα σε νέο φύλλο.
- Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα εύρεσης διπλότυπων τρίτων.
- Δημιουργήστε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα που μετράει τα διπλότυπα σε μεμονωμένη βάση.
Οι παραπάνω διαδικασίες διευκολύνουν την εύρεση αυτών των διπλότυπων εγγραφών, ώστε να μπορείτε να τις διαγράψετε ή να τις αγνοήσετε εάν ταιριάζουν αλλά δεν είναι διπλότυπες. Εδώ είναι οι επιλογές σας.
Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα κατάργησης διπλότυπων των Φύλλων Google
Είτε προσπαθείτε να βρείτε διπλότυπα σε μία στήλη, δύο στήλες ή ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας, η δυνατότητα Κατάργηση διπλότυπων καταργεί με ακρίβεια κελιά με τα ίδια δεδομένα. Ωστόσο, να γνωρίζετε ότι καταργεί όλα τα διπλότυπα, ακόμα κι αν δεν σχετίζονται με τα ίδια δεδομένα.
- Επισημάνετε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα δεδομένα.
- Στο μενού στην κορυφή, επιλέξτε Δεδομένακαι μετά επιλέξτε Αφαιρέστε τα διπλότυπα.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου. Σημειώστε τα πλαίσια δίπλα σε κάθε στήλη στη λίστα που θέλετε να ελέγξετε ή μπορείτε να απενεργοποιήσετε Επιλογή όλων,και μετά κάντε κλικ Αφαιρέστε τα διπλότυπα.
- Τα Φύλλα Google εμφανίζουν πόσα αντίγραφα βρέθηκαν και αφαιρέθηκαν, ώστε να μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία λειτούργησε όπως έπρεπε.
Η χρήση της ενσωματωμένης λειτουργίας "Εύρεση και κατάργηση διπλότυπων" των Φύλλων Google είναι ο πιο απλός τρόπος για την εξάλειψη των διπλότυπων, αλλά μερικές φορές μπορεί να θέλετε να ελέγξετε τα αντίγραφα προτού τα αφαιρέσετε. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι με χρωματική επισήμανση.
Επισημάνετε τα διπλότυπα χρησιμοποιώντας χρώματα για εύκολη αφαίρεση
Όταν πρόκειται για τον εντοπισμό σφαλμάτων στα υπολογιστικά φύλλα σας, η χρήση επισημάνσεων για την προβολή τυχόν εσφαλμένων πληροφοριών είναι ένας άλλος καλός τρόπος.
- Ανοίξτε το αρχείο των Φύλλων Google και επιλέξτε τη στήλη ή τις στήλες που θέλετε να ταξινομήσετε.
- Στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος, επιλέξτεΜορφή.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.
- Επιλέξτε την περιοχή που θέλετε από το νέο μενού που εμφανίζεται.
- Κάτω από Κανόνες μορφής, αλλάξτε την αναπτυσσόμενη ενότητα με τίτλο Μορφοποίηση κελιών εάν… προς το Προσαρμοσμένη φόρμουλα είναι.
- Επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο στο πλαίσιο που βρίσκεται κάτω από το Προσαρμοσμένη φόρμουλα είναι επιλογή:
=countif(A:A,A1)>1.
- Σύμφωνα με το Στυλ μορφοποίησης ενότητα, επιλέξτε το Εικονίδιο χρώματος γεμίσματος για να επισημάνετε το περιεχόμενό σας με ένα κίτρινο (ή οποιοδήποτε χρώμα της επιλογής σας) φόντο κελιού.
- Κάντε κλικ στο Ολοκληρώθηκε για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Το υπολογιστικό φύλλο σας θα επισημαίνει τώρα τα διπλότυπα κελιά σας στο χρώμα που επιλέξατε και μπορείτε να σαρώσετε την επιλογή για τυχόν διπλότυπα.
Σημείωση: Είναι καλύτερο να επισημάνετε τα κελιά μιας στήλης που ξεκινούν με τη σειρά 1 αντί να επιλέξετε κελιά στη μέση. Στον τύπο δεν αρέσει να χρησιμοποιεί τη σειρά 2 ως πρώτη στήλη. Έχασε μερικά διπλότυπα στο επιλεγμένο πεδίο (A2:B9). Μόλις προστέθηκε η σειρά 1 (A1:B9), βρήκε όλα τα διπλότυπα. Δείτε τις δύο εικόνες παρακάτω.
Εικόνα #1: εμφανίζει τα χαμένα διπλότυπα κατά την επιλογή των κελιών της σειράς 2 ως τα πρώτα κελιά (A2 και B2):
Εικόνα #2: εμφανίζει όλα τα διπλότυπα ενώ επιλέγει τα κελιά της σειράς 1 ως πρώτα κελιά (A1 και B1):
Βεβαιωθείτε ότι τυχόν υπάρχοντα διπλότυπα είναι σωστά, καθώς ορισμένα αντίγραφα δεν είναι καθόλου αντίγραφα. Μπορεί να είναι ο ίδιος αριθμός για δύο διαφορετικούς λογαριασμούς, χρήστες, υπαλλήλους ή οτιδήποτε άλλο. Μόλις επιβεβαιώσετε τα κελιά αντιγραφής που δεν χρειάζεστε, διαγράψτε τα. Τέλος, μπορείτε να κλείσετε το μενού μορφοποίησης και να επαναφέρετε το τυπικό χρώμα στα κελιά σας.
Αντιγράψτε μοναδικά κελιά στα φύλλα Google για εύκολη αφαίρεση διπλότυπων
Εάν προτιμάτε να ταξινομείτε αυτόματα τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σας , είναι καλύτερο να αντιγράψετε όλα τα μοναδικά κελιά αντί να τα αντιγράψετε. Αυτή η διαδικασία παρέχει ταχύτερη ταξινόμηση και φιλτράρισμα. Εάν είστε βέβαιοι ότι οι πληροφορίες σας είναι σωστές και προτιμάτε να αφαιρέσετε τα διπλότυπα, δοκιμάστε την παρακάτω μέθοδο.
- Ανοίξτε το έγγραφο Φύλλα που θέλετε να ταξινομήσετε και επισημάνετε τη στήλη που θέλετε να επεξεργαστείτε. Αυτή η διαδικασία θα καταγράψει το εύρος στηλών για το επόμενο βήμα.
- Αφού επισημάνετε μια στήλη, κάντε κλικ σε μια κενή στήλη όπου θέλετε να εμφανίζονται οι μοναδικές καταχωρήσεις. Επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο στο πλαίσιο εισαγωγής τύπου στο επάνω μέρος του εγγράφου:
=ΜΟΝΑΔΙΚΟ()
- Πληκτρολογήστε τις συντεταγμένες κελιών της αρχικής στήλης μέσα στην παρένθεση, όπως: (
Α3:Α9).
- Κτύπημα Εισαγω για να μετακινήσετε τα νέα δεδομένα σας στη στήλη που ορίσατε νωρίτερα.
Μόλις ολοκληρωθεί αυτό, μπορείτε είτε να ελέγξετε τις καταχωρήσεις με μη αυτόματο τρόπο είτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας στο υπολογιστικό φύλλο εργασίας σας.
Χρησιμοποιήστε ένα πρόσθετο τρίτου μέρους για να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα σε φύλλα
Υπάρχουν διαθέσιμες διαδικτυακές προσθήκες για χρήση με τα Φύλλα Google. Θα βρείτε τα πρόσθετα στο Google Workspace Marketplace, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων για την αυτόματη κατάργηση διπλών καταχωρήσεων.
Καταργήστε τα διπλότυπα από το Ablebits
Ένα χρήσιμο εργαλείο γνωστό ως Remove Duplicates by Ablebits σάς επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα διπλότυπα σε ένα ολόκληρο φύλλο πληροφοριών ή αναζητώντας έως και δύο στήλες ταυτόχρονα.
Μπορείτε να μετακινήσετε, να διαγράψετε και να επισημάνετε αποτελέσματα. Το εργαλείο περιλαμβάνει δύο ρυθμίσεις οδηγού: εύρεση και διαγραφή διπλότυπων και εύρεση μοναδικών κελιών ή ποιοτήτων στο έγγραφό σας. Αυτές οι δύο επιλογές διευκολύνουν την παρακολούθηση των πληροφοριών καθώς προχωράτε.
Συνολικά, η χρήση ενός εργαλείου οδηγού για την εύρεση των πληροφοριών σας μπορεί να αξίζει τον κόπο μακροπρόθεσμα. Αυτή η δήλωση είναι κυρίως για χρήστες που αναζητούν συνεχώς διπλότυπα στα υπολογιστικά φύλλα τους και προτιμούν να περνούν το χρόνο τους κάνοντας κάτι άλλο.
Χρησιμοποιήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε διπλότυπες σειρές σε φύλλα
Ένας συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένα βολικό εργαλείο για την πιο προσεκτική εξέταση των δεδομένων. Συγκεντρωτικός πίνακας δεν διαγράφει αυτόματα διπλότυπα κελιά ή σειρές. Παρέχει μια ανάλυση των στηλών που έχουν διπλότυπα, ώστε να μπορείτε να δείτε με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα σας και δείτε τι, αν κάτι, πρέπει να αφαιρέσετε.
Η δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα περιλαμβάνεται λίγο περισσότερο από τις άλλες μεθόδους που παρουσιάζονται σε αυτό το άρθρο. Πρέπει να προσθέσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για κάθε στήλη για να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματα είναι ομοιόμορφα και προσδιορίζουν με ακρίβεια τα διπλότυπα.
Σημείωση: Εάν δεν έχετε ονόματα στηλών στο υπολογιστικό φύλλο σας, οι συγκεντρωτικοί πίνακες δεν θα λειτουργούν με ακρίβεια για την εύρεση διπλότυπων. Δοκιμάστε να προσθέσετε μια νέα σειρά προσωρινά και, στη συνέχεια, ονομάστε τις στήλες χρησιμοποιώντας αυτήν τη νέα σειρά.
Ακολουθούν τα βήματα για τη χρήση ενός συγκεντρωτικού πίνακα για τον εντοπισμό διπλότυπων κελιών ή σειρών.
- Επιλέξτε όλα τα δεδομένα πίνακα και μετά μεταβείτε στο Δεδομένα > Συγκεντρωτικός πίνακας.
- Προσαρμόστε το εύρος κελιών εάν χρειάζεται και, στη συνέχεια, πατήστε Δημιουργώ.
- Επιλέγω Προσθήκη δίπλα στο Σειρές. Αυτό το βήμα θα επιλέξει τη στήλη για την εύρεση διπλότυπων. Ναι, το διάβασες σωστά. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε από το αναπτυσσόμενο μενού. Εάν χάσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ σε ένα συμπληρωμένο κελί για να το επαναφέρετε.
- Τώρα, επιλέξτε Προσθήκη δίπλα στο Αξίες και επιλέξτε την ίδια στήλη όπως παραπάνω, αλλά ρυθμίστε τη να συνοψίζεται κατά ΜΕΤΡΩ ή COUNTA. Θα πρέπει να είναι ήδη η προεπιλογή.
- Ο νέος συγκεντρωτικός πίνακας θα αναγνωρίσει τα διπλότυπα, όπως φαίνεται παρακάτω.
- Αν εσύ θέλετε να δείτε μια διαφορετική στήλη, μπορείτε να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα (για να διατηρήσετε τα προηγούμενα αποτελέσματα) ή να ανοίξετε ξανά το πρόγραμμα επεξεργασίας συγκεντρωτικού πίνακα και, στη συνέχεια, να αλλάξετε τον υπάρχοντα πίνακα.
- Ο συγκεντρωτικός πίνακας θα αλλάξει για να εμφανίσει τις νέες προσαρμογές.
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η μέθοδος του συγκεντρωτικού πίνακα εμπλέκεται λίγο περισσότερο. Ωστόσο, σας δίνει μια συγκεκριμένη αναφορά σχετικά με τις τοποθεσίες των διπλότυπων καταχωρίσεων, η οποία μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για την ανάλυση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση συγκεντρωτικών πινάκων, ανατρέξτε στον οδηγό TechJunkie σχετικά με τη δημιουργία, την επεξεργασία και την ανανέωση συγκεντρωτικών πινάκων στα Φύλλα Google.
Συνολικά, ένα διπλό κελί στα Φύλλα Google μπορεί να προκαλέσει προβλήματα με τα δεδομένα σας, αν δεν είστε προσεκτικοί, ειδικά όταν προσπαθείτε να ταξινομήσετε οικονομικές πληροφορίες σε ένα χρήσιμο υπολογιστικό φύλλο.
Οι πιο συνηθισμένες αιτίες για διπλότυπα είναι:
- Αρκετά άτομα πρόσθεσαν τον ίδιο πελάτη, τιμολόγιο, κατηγορία, είδος κ.λπ.
- Οι εισαγωγές δεδομένων προστίθενται στα ήδη υπάρχοντα δεδομένα για δεύτερη φορά.
- Οι ενέργειες αντιγραφής/επικόλλησης πρόσθεσαν διπλότυπες εγγραφές.
Ευτυχώς, ο εντοπισμός, η αφαίρεση και η διαγραφή πανομοιότυπων κελιών δεδομένων είναι εκπληκτικά εύκολη στα Φύλλα Google, κάτι που είναι θετικό εάν ασχολείστε συνεχώς με υπολογιστικά φύλλα στην καθημερινή σας ροή εργασίας. Αν ψάχνετε κάτι για να ταξινομήσετε καλύτερα το περιεχόμενό σας, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο όπως το Remove Duplicates by Ablebits για να διασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες σας είναι σωστά ταξινομημένες και καλά οργανωμένες.
Τυλίγοντας
Έχετε κάποια εμπειρία, συμβουλές ή ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση οποιασδήποτε από τις μεθόδους που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
