Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια σχετικά νέα πρακτική. Αντί για μια παλιάς σχολής «υγρή υπογραφή», μπορείτε τώρα να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικές πινακίδες, σύμβολα, ακόμη και ήχους για τον έλεγχο ταυτότητας ενός εγγράφου.
Το MS Word δυστυχώς δεν έχει πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες για τη δημιουργία ηλεκτρονικών υπογραφών. Ωστόσο, ο επεξεργαστής κειμένου υποστηρίζει ένα ευρύ φάσμα επεκτάσεων και εφαρμογών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντ' αυτού. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να εισάγετε την υπογραφή σας στο Microsoft Word και θα εξηγήσουμε πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική υπογραφή.
Πώς να εισαγάγετε την υπογραφή στο Microsoft Word;
Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να προσθέσετε ηλεκτρονικές υπογραφές σε έγγραφα του Word. Τα κακά νέα είναι ότι μπορείτε να τα επισυνάψετε μόνο ως αρχεία εικόνας. Δείτε πώς μπορείτε να εισαγάγετε την υπογραφή σας στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας τις ενσωματωμένες δυνατότητες:
- Υπογράψτε το όνομά σας σε ένα κομμάτι χαρτί.
- Χρησιμοποιήστε έναν σαρωτή ή μια κάμερα για να εγγράψετε το έγγραφο. Ανεβάστε το στον υπολογιστή σας και αποθηκεύστε το ως αρχείο .jpg, .gif ή .png.
- Ανοίξτε το έγγραφο MS Word. Μεταβείτε στην ενότητα "Εισαγωγή" στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της οθόνης.
- Κάντε κλικ στο "Εικόνες" για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο. Εντοπίστε τη σαρωμένη υπογραφή στην τοπική σας μονάδα δίσκου πληκτρολογώντας το όνομα του αρχείου στο πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ για να το προσθέσετε στο έγγραφό σας.
- Εάν η υπογραφή είναι πολύ μεγάλη, μπορείτε απλά να την επεξεργαστείτε. Εάν κάνετε κλικ στην εικόνα, θα εμφανιστεί μια νέα ενότητα "Εργαλεία εικόνας". Κάντε κλικ στην καρτέλα «Μορφοποίηση» και χρησιμοποιήστε «Περικοπή» για αλλαγή μεγέθους. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το ύψος και το πλάτος χειροκίνητα στα μικρά παράθυρα διαλόγου στη δεξιά πλευρά.
Σε περίπτωση που χρειαστεί να συμπεριλάβετε πρόσθετες πληροφορίες στην υπογραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Γρήγορων ανταλλακτικών. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Γράψτε τη διεύθυνση email, τον αριθμό τηλεφώνου ή τον τίτλο εργασίας σας κάτω από την εικόνα της υπογραφής.
- Χρησιμοποιήστε τον κέρσορα για να επισημάνετε τόσο την εικόνα όσο και τις προστιθέμενες πληροφορίες.
- Στο παραπάνω μενού, ανοίξτε την ενότητα "Εισαγωγή". Κάντε κλικ στην καρτέλα "Quick Parts".
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση επιλογής στη συλλογή Γρήγορων τμημάτων» για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο.
- Δίπλα στη λέξη «Όνομα», γράψτε τον τίτλο της υπογραφής σας.
- Επιλέξτε το πλαίσιο "Gallery" από κάτω. Θα πρέπει να διαβάζει "Αυτόματο κείμενο". Εάν όχι, επιλέξτε αυτήν την επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Ολοκληρώστε τη διαδικασία κάνοντας κλικ στο "OK".
- Τώρα που η υπογραφή σας είναι έτοιμη, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να την εισάγετε.
- Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Γρήγορα εξαρτήματα > Αυτόματο κείμενο.
- Επιλέξτε την υπογραφή σας από τη λίστα των μπλοκ.
Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;
Σε αντίθεση με τις κανονικές ηλεκτρονικές υπογραφές, οι ψηφιακές υπογραφές έχουν έναν κωδικό ελέγχου ταυτότητας που είναι μοναδικός για κάθε άτομο. Η ενσωματωμένη κρυπτογραφία εγγυάται την ασφάλεια και την ακεραιότητα του εγγράφου.
Από νομική άποψη, οι ψηφιακές υπογραφές αναγνωρίζονται ως έγκυρες ταυτότητες. Φυσικά, αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τους νόμους σε μια συγκεκριμένη χώρα.
Είναι κοινή πρακτική η χρήση ψηφιακών υπογραφών στις περισσότερες βιομηχανίες. Οι επιχειρήσεις τα περιλαμβάνουν στο εταιρικό τους αναγνωριστικό, τη διεύθυνση email και το PIN του τηλεφώνου τους.
Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή στην καθημερινή σας ζωή. Ακολουθεί μια λίστα εγγράφων που συνήθως απαιτούν ψηφιακή υπογραφή:
- Συμβόλαιο ακίνητης περιουσίας (συμπεριλαμβάνεται η σύμβαση κλεισίματος).
- Αίτηση στεγαστικού δανείου.
- Συμβόλαιο πώλησης.
- Συμφωνία πωλητή.
- Σύμβαση πρόσληψης.
Πώς να αφαιρέσετε ψηφιακές υπογραφές από το Word ή το Excel;
Μπορείτε να διαγράψετε την υπογραφή από το έγγραφο ή το υπολογιστικό φύλλο σας με μερικά απλά βήματα. Δείτε πώς μπορείτε να αφαιρέσετε ψηφιακές υπογραφές από το Word ή το Excel:
- Μεταβείτε στην αρχική σελίδα του MS Word/Excel και επιλέξτε το έγγραφο ή το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει την υπογραφή σας.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στη γραμμή υπογραφής και κάντε δεξί κλικ πάνω της.
- Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε «Κατάργηση υπογραφής» από τη λίστα επιλογών.
- Επιβεβαιώστε με «Ναι».
Πώς να υπογράψετε τη γραμμή υπογραφής στο Word ή στο Excel;
Οι γραμμές υπογραφής είναι ένα ενσωματωμένο εργαλείο στο MS Word. Σημειώνουν το μέρος όπου θα υπογραφεί το έγγραφο. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε γραμμές υπογραφής στο MS Word:
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να υπογράψετε το έγγραφο.
- Κάντε κλικ στην ενότητα "Εισαγωγή" στη γραμμή μενού παραπάνω.
- Μεταβείτε στο Κείμενο > Γραμμή υπογραφής > Γραμμή υπογραφής του Microsoft Office.
- Θα εμφανιστεί ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο. Γράψτε το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (προαιρετικά) του υπογράφοντος στα κατάλληλα πλαίσια.
- Επιβεβαιώστε με "OK".
Εάν είστε ο υπογράφων, δείτε πώς μπορείτε να υπογράψετε τη γραμμή υπογραφής στο Word ή στο Excel:
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word ή το υπολογιστικό φύλλο Excel. Φροντίστε να ενεργοποιήσετε την επεξεργασία. Εάν η "Προστατευμένη προβολή" είναι ενεργοποιημένη, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία ούτως ή άλλως".
- Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή υπογραφής και κάντε δεξί κλικ για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Από τη λίστα επιλογών, επιλέξτε "Υπογραφή".
- Εάν η υπογραφή σας έχει αποθηκευτεί ως εικόνα, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή εικόνας". Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου "Επιλογή εικόνας υπογραφής" για να εντοπίσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Κάντε κλικ στο «Επιλογή» για να το ανεβάσετε στο MS Word.
- Σε περίπτωση που έχετε έντυπη έκδοση, μπορείτε απλώς να πληκτρολογήσετε το όνομά σας δίπλα στο γράμμα "X".
- Κάντε κλικ στο «Υπογραφή» για να εισαγάγετε την υπογραφή.
Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Word με το πρόσθετο PandaDoc;
Εάν δεν έχετε πρόσβαση σε σαρωτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια επέκταση ηλεκτρονικής υπογραφής. Το PandaDoc είναι ένα εξαιρετικά δημοφιλές πρόσθετο λόγω της φιλικής προς τον χρήστη διεπαφής και μιας μεγάλης γκάμα εργαλείων. Μπορείτε να το αποκτήσετε από το Microsoft Azure Marketplace. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή στο Word με το πρόσθετο PandaDoc:
- Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησής σας και μεταβείτε στο Microsoft Azure Marketplace.
- Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης για να βρείτε το πρόσθετο PandaDoc. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποκτήστε το τώρα" κάτω από το λογότυπο για εγκατάσταση.
- Δημιουργήστε έναν λογαριασμό και επιτρέψτε στο PandaDoc την πρόσβαση στα αρχεία του υπολογιστή σας.
- Μεταφορτώστε το έγγραφο του Word στο PandaDoc.
- Υπάρχουν δύο επιλογές για να διαλέξετε, ανάλογα με το ποιος υπογράφει το έγγραφο. Εάν είστε ο υπογράφων, επιλέξτε "Αυτο-υπογραφή Έγγραφο". Εάν όχι, κάντε κλικ στο "Αίτημα υπογραφών".
- Για να εισαγάγετε την υπογραφή σας, κάντε κλικ στο μικρό εικονίδιο «+» στη δεξιά πλευρά. Βρείτε την ενότητα "Υπογραφή" και κάντε κλικ για να την ανοίξετε.
- Το PandaDoc σάς επιτρέπει να σχεδιάσετε ή να πληκτρολογήσετε την υπογραφή σας ή να ανεβάσετε μια προϋπάρχουσα εικόνα. Επιλέξτε μία επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Τέλος εγγράφου».
Το PandaDoc θα αποθηκεύσει αυτόματα την υπογραφή σας, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να τη χρησιμοποιείτε. Απλώς κάντε κλικ στο πεδίο "Υπογραφή" και σύρετέ το στο έγγραφο.
Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Word με την εφαρμογή PandaDoc;
Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη της εφαρμογής PandaDoc και να τη χρησιμοποιήσετε για να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα με το τηλέφωνό σας. Είναι διαθέσιμο τόσο για συσκευές iOS όσο και για Android. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή στο Word με την εφαρμογή PandaDoc:
- Ανοίξτε την εφαρμογή και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο «Νέο έγγραφο». Ανοίξτε την καρτέλα "Μεταφόρτωση" και σύρετε ένα νέο αρχείο με τον κέρσορα σας. Εάν το έγγραφο είναι ήδη αποθηκευμένο στην εφαρμογή, θα εμφανιστεί στη λίστα των τοπικών αρχείων.
- Κάντε κλικ στο "Εμφάνιση ως" και ανοίξτε το έγγραφο στο πρόγραμμα επεξεργασίας.
- Επιλέξτε το πεδίο "Υπογραφή" από τον πίνακα στη δεξιά πλευρά. Σύρετε και αποθέστε το στο έγγραφό σας.
- Υπογράψτε το έγγραφο πληκτρολογώντας, σχεδιάζοντας ή ανεβάζοντας μια εικόνα.
- Κάντε κλικ στο «Ολοκλήρωση» για λήψη της υπογεγραμμένης έκδοσης του αρχείου.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς δημιουργείτε μια υπογραφή email στο Microsoft Word;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο υπογραφής για τον λογαριασμό email σας. Αυτό λειτουργεί καλά εάν θέλετε να συμπεριλάβετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση email και τον τρέχοντα τίτλο εργασίας σας. Δείτε πώς να το κάνετε:
1. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Κείμενο > Γραμμή υπογραφής.
2. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία του υπογράφοντος. Κάντε κλικ στο "Ok".
3. Κάντε κλικ στη γραμμή υπογραφής στο έγγραφο. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Εικόνα. Επιλέξτε την εικόνα που περιέχει την υπογραφή.
4. Αντιγράψτε το πρότυπο στο email σας.
Εάν θέλετε περισσότερες επιλογές προτύπων, μπορείτε να κάνετε λήψη της Γκαλερί υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft στον υπολογιστή σας.
Πώς μπορώ να εισαγάγω μια υπογραφή στο Word δωρεάν;
Μπορείτε να εισαγάγετε μια υπογραφή στο Word δωρεάν χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή ή μια κάμερα τηλεφώνου. Απλώς τραβήξτε μια φωτογραφία της χειρόγραφης υπογραφής σας και ανεβάστε την στον υπολογιστή σας. Ανοίξτε το έγγραφο του Word και προσθέστε την εικόνα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Εισαγωγή".
Ένας άλλος τρόπος για να το κάνετε είναι να εγκαταστήσετε πρόσθετα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι περισσότερες επεκτάσεις ηλεκτρονικής υπογραφής προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Απλώς θυμηθείτε να ακυρώσετε τη συνδρομή σας εγκαίρως, διαφορετικά θα χρεωθείτε στον επόμενο κύκλο χρέωσης.
Πώς μπορώ να υπογράψω ηλεκτρονικά μια φόρμα στο Word;
Εάν θέλετε να υπογράψετε ηλεκτρονικά μια φόρμα στο Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες δυνατότητες. Δείτε πώς να το κάνετε:
1. Ανοίξτε τη φόρμα και τοποθετήστε τον κέρσορα στη γραμμή υπογραφής.
2. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Εικόνα.
3. Περιηγηθείτε στα αρχεία σας. Επιλέξτε την εικόνα που περιέχει την υπογραφή σας.
Θυμηθείτε, πρέπει να ανεβάσετε μια εικόνα της "υγρής υπογραφής" σας πριν ανοίξετε το έγγραφο.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο για να υπογράψετε ηλεκτρονικά μια φόρμα. Απλώς βρείτε ένα που να είναι συμβατό με την έκδοση του MS Office που διαθέτετε.
Εάν η φόρμα είναι σε PDF, πρέπει να τη μετατρέψετε σε έγγραφο του Word. Δείτε πώς να το κάνετε:
1. Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησής σας και πληκτρολογήστε "pdf to word converter" στη μηχανή αναζήτησης.
2. Κάντε κλικ σε ένα από τα αποτελέσματα. Ανεβάστε το αρχείο PDF και κάντε κλικ στο «Μετατροπή».
3. Κατεβάστε το αρχείο αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Πώς μπορώ να γράψω την υπογραφή μου σε ένα έγγραφο του Word;
Δεν μπορείτε να γράψετε την υπογραφή σας σε ένα έγγραφο του Microsoft Word. Σε αντίθεση με άλλους επεξεργαστές κειμένου, δεν διαθέτει ενσωματωμένο εργαλείο σχεδίασης που σας επιτρέπει να το κάνετε αυτό. Αν θέλετε την υπογραφή σας να εμφανίζομαι γραμμένο, πρέπει να το εισαγάγετε ως εικόνα.
Ωστόσο, ορισμένα πρόσθετα σάς επιτρέπουν να υπογράφετε τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι του υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PandaDoc για να σχεδιάσετε την υπογραφή σας σε ένα έγγραφο του Word. Δείτε πώς να το κάνετε:
1. Ανοίξτε το έγγραφο στο PandaDoc.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί «Υπογραφή» στον πίνακα στη δεξιά πλευρά.
3. Όταν ερωτηθείτε πώς θέλετε να εισαγάγετε την υπογραφή, επιλέξτε «Σχέδιο».
4. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι του υπολογιστή σας για να γράψετε το όνομά σας στο έγγραφο.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια ψηφιακή υπογραφή;
Υπάρχουν πολλά πρόσθετα και εφαρμογές που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή. Ένα από τα πιο δημοφιλή είναι το DocuSign. Είναι συμβατό με όλες τις εφαρμογές του Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένου του MS Word. Δείτε πώς μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά έγγραφα με το DocuSign:
1. Όταν χρειάζεται να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο, συνήθως λαμβάνετε ένα αίτημα μέσω email. Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL και ανοίξτε το έγγραφο στο DocuSign.
2. Συμφωνείτε με τους Όρους και Προϋποθέσεις.
3. Θα εμφανιστεί μια λίστα με ετικέτες διδασκαλίας. Ακολουθήστε προσεκτικά τα βήματα για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Μπορείτε να πάρετε το λόγο μας για αυτό
Όσον αφορά τη δημιουργία της ηλεκτρονικής υπογραφής σας, το MS Word υπολείπεται λίγο σε σύγκριση με τα Έγγραφα Google. Έχει περιορισμένες ενσωματωμένες δυνατότητες. Απαιτεί επίσης να έχετε πρόσβαση σε σαρωτή ή κάμερα.
Ευτυχώς, δεν υπάρχει έλλειψη πρόσθετων e-sign που είναι συμβατά με τις εφαρμογές του Microsoft Office. Ορισμένες επεκτάσεις, όπως το PandaDoc, έχουν ακόμη και εφαρμογές για κινητά διαθέσιμες τόσο για iOS όσο και για Android.
Ποιος πιστεύετε ότι είναι ο καλύτερος τρόπος για να εισαγάγετε μια ηλεκτρονική υπογραφή σε ένα έγγραφο του Word; Έχετε κάποια εφαρμογή για ηλεκτρονική υπογραφή; Σχολιάστε παρακάτω και ενημερώστε μας εάν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να υπογράψετε ψηφιακά έγγραφα του Word.
