Οι περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις βασίζονται στα email για επικοινωνία. Η απώλεια της πρόσβασης σε email, ή ακόμα χειρότερα ολόκληρων λογαριασμών email, θα μπορούσε να είναι καταστροφική. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να έχετε το κεφάλι σας ήσυχο, γνωρίζοντας ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε πολλές τοποθεσίες στη συσκευή σας και δεν χάνονται εύκολα.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με μερικούς διαφορετικούς τρόπους.
Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη μορφή αρχείου .pst. Το Microsoft Outlook και το Microsoft Exchange χρησιμοποιούν αποκλειστικά αρχεία PST για την αποθήκευση email, στοιχείων επικοινωνίας και διευθύνσεων και συμβάντων ημερολογίου. Ένα στατικό αρχείο PST μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αντίγραφο ασφαλείας για τα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα στοιχεία επικοινωνίας του Outlook και το Outlook θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό ακόμη και όταν είστε εκτός σύνδεσης.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email σας σε ένα αρχείο .pst:
- Ανοίξτε το Outlook και, στη συνέχεια, πατήστε "Αρχείο".
- Στο μενού, επιλέξτε "Άνοιγμα & Εξαγωγή".
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή/Εξαγωγή».
- Το σύστημα θα επιστρέψει στην κύρια οθόνη του Outlook και θα εμφανιστεί ο Οδηγός εισαγωγής/εξαγωγής για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία εξαγωγής.
- Στον Οδηγό, επιλέξτε την επιλογή "Εξαγωγή σε αρχείο" από τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Επιλέξτε "Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)" όταν σας ζητηθεί να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τους φακέλους προς εξαγωγή. Μπορείτε να επιλέξετε τον λογαριασμό email σας για να εξαγάγετε όλους τους φακέλους που σχετίζονται με αυτόν, συμπεριλαμβανομένων των επαφών και των δεδομένων ημερολογίου. Κάντε κλικ στο «Επόμενο» όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας.
- Επιλέξτε τη διαδρομή διεύθυνσης στην οποία είναι αποθηκευμένο το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Θυμηθείτε τη διαδρομή για να έχετε πρόσβαση αργότερα.
- Είναι καλή ιδέα να αλλάξετε το όνομα του αρχείου (το τελευταίο μέρος της διαδρομής). Από προεπιλογή, είναι "backup.pst".
- Εάν αποθηκεύετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας στην προεπιλεγμένη διαδρομή, επιλέξτε εάν θέλετε διπλότυπα στοιχεία.
- (Προαιρετικό) Μπορείτε να επιστρέψετε σε οποιονδήποτε από τους προηγούμενους διαλόγους, ίσως για να αλλάξετε την επιλογή φακέλου, χρησιμοποιώντας το κουμπί "Πίσω".
- Πατήστε «Τέλος» για να ξεκινήσει η διαδικασία εξαγωγής.
- Το Outlook θα σας ζητήσει να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Αυτό μπορεί να είναι σημαντικό για λόγους ασφαλείας, αλλά δεν χρειάζεται να εισάγετε κωδικό πρόσβασης.
- Μπορείτε να βρείτε το εξαγόμενο αρχείο στη θέση που καθορίσατε για τη διαδρομή του αρχείου. Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε το αρχείο αλλού.
Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Αφού εξαγάγετε τα αρχεία, ίσως αναρωτιέστε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά αργότερα. Το Outlook διευκολύνει το άνοιγμα των αντιγράφων ασφαλείας και την επαναφορά των email σας στο αποθηκευμένο χρονικό σημείο. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Βρείτε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Σημειώστε τη θέση και τη διαδρομή του αρχείου.
- Ανοίξτε το Outlook.
- Πατήστε «Αρχείο» και μετά κάντε κλικ στο «Άνοιγμα & Εξαγωγή».
- Στο μενού στα δεξιά, επιλέξτε "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook".
- Αυτό ανοίγει την Εξερεύνηση αρχείων. Μεταβείτε στο αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άνοιγμα".
- Το σύστημα θα σας επιστρέψει στην κύρια οθόνη του Outlook.
- Στο μενού πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε "Δεδομένα του Outlook". Αυτή η κατηγορία περιέχει τα στοιχεία που ανακτήθηκαν από το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας.
- Η κατηγορία διατηρεί την αρχική μορφοποίηση και συστήματα φακέλων.
- Μπορείτε να κάνετε μεταφορά και απόθεση email για να τα μετακινήσετε σε άλλα αρχεία.
Τώρα έχετε πρόσβαση στα αντίγραφα ασφαλείας των email σας.
Πώς να αποθηκεύσετε γρήγορα ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Μερικές φορές, δεν θέλετε την ταλαιπωρία να αποθηκεύσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ανοίξετε ξανά το Outlook όταν χρειάζεστε μόνο ένα ή μερικά συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές γρήγορες λύσεις για να αποθηκεύσετε ένα μόνο email από το Outlook.
Μέθοδος 1 – Άμεση αποθήκευση σε φάκελο
- Ανοίξτε το Outlook.
- Ανοίξτε την Εξερεύνηση αρχείων και μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το email. Ίσως χρειαστεί να βάλετε και το Outlook και την Εξερεύνηση αρχείων σε λειτουργία παραθύρου και να τα μετακινήσετε για ευκολότερη πρόσβαση.
- Σύρετε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε από το Outlook στον φάκελο.
- Το Outlook θα αποθηκεύσει αυτόματα το email σε μορφή "Στοιχείο Outlook".
- Κάντε διπλό κλικ στο αποθηκευμένο email για να το ανοίξετε στο Outlook.
Μέθοδος 2 – Αποθήκευση ως TXT ή HTML
- Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε στο Outlook.
- Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά επιλέξτε «Αποθήκευση ως».
- Θα εμφανιστεί η Εξερεύνηση αρχείων. Επιλέξτε τη διαδρομή στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το email. Στο κάτω μέρος της Εξερεύνησης αρχείων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή "Αποθήκευση ως τύπος". Επιλέξτε είτε "Μόνο κείμενο" για αποθήκευση σε μορφή .txt ή "HTML" για να αποθηκεύσετε το email ως αρχείο .html.
- Αφού αποθηκευτεί, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο email με το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου (όπως το Σημειωματάριο) εάν είναι σε .txt ή το πρόγραμμα περιήγησής σας εάν είναι αποθηκευμένο ως .html.
Η αποθήκευση του email με αυτόν τον τρόπο δεν διατηρεί κανένα συνημμένο, επομένως φροντίστε να τα κατεβάσετε, να τα μετονομάσετε όπως χρειάζεται και να τα αποθηκεύσετε μαζί με το email για μελλοντική πρόσβαση.
Μέθοδος 3 – Χρησιμοποιήστε το Screen Capture για να αποθηκεύσετε μια εικόνα
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό λήψης οθόνης για να αποθηκεύσετε τα περιεχόμενα του email ως εικόνα. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι χρήσιμη για την αναφορά του περιεχομένου του email σε άλλες φόρμες επικοινωνίας, καθώς οι εικόνες καρφιτσώνονται εύκολα σε email και άλλα μηνύματα.
Εάν χρησιμοποιείτε Windows, οι νεότερες εκδόσεις συνοδεύονται από προεγκατεστημένο λογισμικό λήψης οθόνης, που ονομάζεται Snipping Tool (σε παλαιότερες συσκευές) και Snip & Sketch. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Print Screen στο πληκτρολόγιό σας και, στη συνέχεια, να επικολλήσετε την εικόνα στο Paint.
Για συσκευές Mac, η διαδικασία είναι παρόμοια. Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Command + 4 για να ανοίξετε την ενσωματωμένη δυνατότητα λήψης οθόνης και, στη συνέχεια, σύρετε το σταυρόνημα επιλογής για να καλύψετε μια περιοχή πάνω από το email για να το αποθηκεύσετε.
Για Linux, μπορείτε να βρείτε μια ποικιλία λογισμικού λήψης οθόνης που είναι διαθέσιμη για λήψη, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση του email ως εικόνας. Εναλλακτικά, τα μοντέλα που βασίζονται στο GNOME διαθέτουν ένα ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα Screenshot στο μενού Εφαρμογές > Αξεσουάρ. Ορισμένες εκδόσεις λειτουργικού συστήματος Linux θα ανταποκρίνονται στο κουμπί Print Screen στο πληκτρολόγιό σας, όπως συμβαίνει στα συστήματα Windows.
Πώς μπορώ να εξάγω όλες τις διευθύνσεις email στο Outlook;
Εάν θέλετε να εξαγάγετε τη λίστα επαφών σας (η οποία περιέχει τις διευθύνσεις email των επαφών σας καθώς και άλλες πληροφορίες), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βήματα παρόμοια με τον τρόπο εξαγωγής των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να αποθηκευτούν σε διαφορετική μορφή αρχείου που είναι πιο φιλική προς το χρήστη και μπορούν να ανοίξουν στο Excel για γρήγορο χειρισμό και επεξεργασία. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα και εξαγωγή > Εισαγωγή/Εξαγωγή.
- Στον Οδηγό εισαγωγής/εξαγωγής, επιλέξτε "Αποθήκευση ως αρχείο".
- Επιλέξτε "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (.csv)" όταν σας ζητηθεί να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου.
- Στο μενού επιλογής φακέλου, επιλέξτε το φάκελο "Επαφές" κάτω από τον λογαριασμό σας.
- Επιβεβαιώστε τη διαδρομή του αρχείου ή αλλάξτε την όπως απαιτείται. Ονομάστε το αρχείο όπως θέλετε.
- Πατήστε «Τέλος» για να ξεκινήσει η διαδικασία εξαγωγής.
- Ο διάλογος Εισαγωγή/Εξαγωγή θα κλείσει όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Το εξαγόμενο αρχείο .csv μπορεί να ανοίξει στο Excel. Θα εμφανίσει έναν μεγάλο πίνακα με στοιχεία επικοινωνίας. Πιθανότατα θα έχετε πολλά άδεια κελιά και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα, αν και η προσθήκη πρόσθετου περιεχομένου μπορεί να το καταστήσει μη αναγνώσιμο για το Outlook, εάν χρειαστεί να εισαγάγετε το αρχείο αργότερα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το αρχείο σε άλλη συσκευή ή υπηρεσία email για να εισαγάγετε στοιχεία επικοινωνίας.
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στον υπολογιστή μου;
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα email τη φορά, αλλά δεν χρειάζεστε ολόκληρη τη βιβλιοθήκη email σας, υπάρχει ένας τρόπος να επιλέξετε μερικά email για αποθήκευση ταυτόχρονα. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Επιλέξτε τα email που θέλετε να αποθηκεύσετε. Κρατήστε πατημένο το Ctrl και κάντε κλικ στα μηνύματα για να τα επιλέξετε ένα-ένα ή κρατήστε πατημένο το Shift για να επιλέξετε μια δέσμη email μεταξύ του πρώτου και του δεύτερου κλικ.
- Μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως.
- Στο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ονομάστε το αρχείο όπως θέλετε και επιλέξτε "Μόνο κείμενο" ως μορφή αποθήκευσης.
- Το Outlook θα αποθηκεύσει όλα τα επιλεγμένα email σε ένα μόνο αρχείο .txt. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για πρόσβαση σε αυτά.
Εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε σε ξεχωριστά αρχεία .txt, θα πρέπει να αποθηκεύσετε κάθε email ξεχωριστά. Οι πρόσθετες προσθήκες του Outlook που είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο μπορούν να επεκτείνουν αυτήν τη δυνατότητα για αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστές μορφές αρχείων .txt ή εναλλακτικές μορφές.
Μια νέα ματιά στο Outlook
Με την ενσωματωμένη δυνατότητα εξαγωγής του Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να επαναφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περίπτωση που χάσετε την πρόσβαση στον λογαριασμό email σας, είτε λόγω απώλειας κωδικού πρόσβασης είτε λόγω εισβολής. Καθώς η διαδικτυακή επικοινωνία είναι τόσο διαδεδομένη, αφιερώνοντας μερικά λεπτά από το χρόνο σας για να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των email σας μπορεί να σας γλιτώσει από τον πονοκέφαλο της αναζήτησης χαμένων αρχείων.
Πόσο συχνά εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
